Ein solches Gespräch fühlt sich für viele Führungskräfte unsicher an – nicht, weil der gute Wille fehlt, sondern weil die richtigen Worte oft schwerfallen. Wenn du zuvor mit unserer Checkliste Anzeichen von Überlastung erkennen genauer hingeschaut hast, hilft dir dieser Leitfaden bei der konkreten Umsetzung im Gespräch.
Vorbereitung
Wähle einen ruhigen Rahmen und ausreichend Zeit. Notiere dir vorab deine konkreten Beobachtungen – nicht Vermutungen oder Diagnosen.
Gesprächsablauf
1. Einstieg – Nenne eine konkrete, wertfreie Beobachtung und lade zum Gespräch ein. „Mir ist aufgefallen, dass du in letzter Zeit häufiger länger arbeitest / dich seltener meldest. Wie geht es dir gerade damit?“
2. Zuhören – Offene Fragen stellen, aussprechen lassen, Gesprächspausen aushalten. „Magst du mir mehr dazu erzählen?“ / „Was macht das gerade am meisten schwierig?“
3. Gemeinsam nach Lösungen suchen – fragen, was helfen würde, statt vorschnell eigene Lösungen anzubieten. „Was würde dir aktuell am meisten helfen?“
4. Vereinbarung treffen – konkrete, realistische nächste Schritte festhalten. Wirkt die Situation akut oder überfordert dich das Gespräch selbst, bietet unser Akutplan für Teams zusätzliche Orientierung. „Lass uns festhalten, was wir konkret ändern. Und falls du magst, kannst du auch die externe psychologische Beratung nutzen, die wir als Unternehmen anbieten.“
5. Abschluss – Wertschätzung aussprechen, Folgetermin anbieten. „Danke, dass du offen mit mir gesprochen hast. Lass uns in zwei Wochen kurz schauen, wie es läuft.“
Häufige Fehler
Eine Diagnose stellen statt zu beschreiben, was du beobachtest. Mit anderen Mitarbeitenden vergleichen. Das Gespräch spontan zwischen Tür und Angel führen. Eigene Lösungen aufdrängen, statt gemeinsam zu erarbeiten.
Gut zu wissen
Als Führungskraft bist du Ansprechperson, nicht Therapeut*in – erkenne die Grenzen deiner Rolle an. Was im Gespräch besprochen wird, bleibt vertraulich. Wie sich so ein Gespräch systematisch in eurem betrieblichen Gesundheitsmanagement verankern lässt, zeigt unser BGM-Praxisguide.
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Leitfaden „Das Gespräch mit belasteten Mitarbeitenden führen“ als PDF herunterladen
Häufige Fragen
Was, wenn die betroffene Person nicht reden möchte? Respektiere das, biete aber an, das Angebot offen zu lassen – manchmal braucht es mehr als einen Anlauf.
Was kann ich der Person nach dem Gespräch mitgeben? Praktische Impulse für den Alltag findet ihr z. B. in unserem Artikel zu 7 wirksamen Routinen für die psychische Gesundheit.
Mehr Grundlagenwissen für Führungskräfte und HR gibt’s in unserem Leitfaden psychische Gesundheit am Arbeitsplatz für HR. Sucht ihr als Unternehmen nach passender externer Unterstützung, hilft euch unsere Auswahl-Checkliste für psychologische Beratung.
