Ein wirksamer Fragebogen ist einer der schnellsten Hebel, um psychische Belastungen sichtbar zu machen, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und konkrete Verbesserungen im Arbeitsalltag anzustoßen. In diesem Beitrag erhalten Sie eine sofort einsetzbare Vorlage, Hinweise zur datenschutzkonformen Durchführung, klare Auswertungsschritte und einen Maßnahmenfahrplan für HR und Führung.

Psychische Belastungen sind Teil der Gefährdungsbeurteilung nach §5 ArbSchG. Institutionen wie die BAuA und die GDA empfehlen, Belastungen systematisch zu messen und daraus Maßnahmen abzuleiten. International unterstreichen die WHO-Leitlinien von 2022 die Bedeutung strukturierter Erhebungen und einer schützenden Arbeitsgestaltung. Mehr dazu bei der BAuA, dem GDA-Leitfaden Psychische Gefährdungsbeurteilung und der WHO.

So setzen Sie die Vorlage sinnvoll ein

1. Ziel klären: Geht es um eine reguläre psychische Gefährdungsbeurteilung, ein Puls-Check zwischen den Zyklen oder um ein Team mit erhöhtem Belastungsverdacht?
2. Stichprobe planen: Ergebnisse nur in Gruppen von mindestens n ≥ 7 auswerten, um Anonymität zu sichern. Segmentierung sparsam wählen (z. B. Standort, Bereich, Tätigkeit) und bei kleinen Teams zusammenfassen.
3. Zeitraum festlegen: Antworten auf die letzten 4 Wochen beziehen. Befragung 2 bis 3 Wochen offen halten, Erinnerungen einplanen.
4. Datenschutz kommunizieren: Anonym, keine personenbezogenen Daten, Freitext optional. Ergebnisse werden nur aggregiert berichtet.
5. Auswertung vorbereiten: Pro Themenfeld Mittelwerte bilden, invertierte Items beachten. Ampellogik nutzen, um Prioritäten sichtbar zu machen.
6. Maßnahmen und Follow-up: Ergebnisse teilen, 2 bis 3 Quick-Wins pro Bereich festlegen, Wirksamkeit nach 8 bis 12 Wochen überprüfen.

Fragebogen-Vorlage psychische Gesundheit am Arbeitsplatz

Hinweise für Teilnehmende: Bitte bewerten Sie die Aussagen bezogen auf die letzten 4 Wochen. Skala: 1 = trifft gar nicht zu, 2 = eher nicht, 3 = teils/teils, 4 = eher ja, 5 = trifft voll zu. Items mit Sternchen (*) werden für die Auswertung umgepolt, damit höhere Werte immer positiv sind.

1) Arbeitsmenge und Zeitdruck

• Ich kann meine Aufgaben innerhalb der vorgesehenen Arbeitszeit gut bewältigen.
• Häufige Unterbrechungen erschweren mir meine Arbeit.*
• Die Anzahl paralleler Aufgaben ist für mich gut handhabbar.

2) Autonomie und Einfluss

• Ich habe ausreichend Entscheidungsspielraum bei der Gestaltung meiner Arbeit.
• Ich kann meine Arbeitszeiten so planen, dass sie zu meinen Aufgaben passen.
• Prozesse lassen mir zu wenig Freiraum.*

3) Rollen- und Zielklarheit

• Ich weiß, was in meiner Rolle von mir erwartet wird.
• Zielvorgaben sind realistisch und nachvollziehbar.
• Prioritäten sind klar und widersprechen sich selten.

4) Soziale Unterstützung und Führung

• In meinem Team erhalte ich Unterstützung, wenn ich sie brauche.
• Meine Führungskraft ist ansprechbar und hilfsbereit.
• Konflikte werden offen und konstruktiv angesprochen.

5) Anerkennung, Fairness, Respekt

• Ich erfahre Wertschätzung für meine geleistete Arbeit.
• Entscheidungen werden fair und transparent getroffen.
• Ich fühle mich respektvoll behandelt, unabhängig von Position oder Hintergrund.

6) Arbeitsorganisation, Tools, Unterbrechungen

• Unsere Abläufe sind effizient und gut aufeinander abgestimmt.
• Digitale Tools unterstützen meine Arbeit zuverlässig.
• Unklare Prozesse oder Zuständigkeiten kosten viel Zeit.*

7) Digitale Belastung und Erreichbarkeit

• Ich kann außerhalb der Arbeitszeit in der Regel abschalten.
• Die Menge an Nachrichten und Meetings ist gut zu bewältigen.
• Ich fühle mich durch ständige Erreichbarkeit belastet.*

8) Work-Life-Integration und Erholung

• Ich finde regelmäßig Zeit für Pausen und Erholung.
• Ich gehe meist mit ausreichend Energie in den Arbeitstag.
• Berufliche Anforderungen beeinträchtigen mein Privatleben stark.*

9) Psychologische Sicherheit

• Im Team kann ich Zweifel oder Fehler ansprechen, ohne negative Folgen zu befürchten.
• Kritische Fragen sind willkommen und führen zu Verbesserungen.
• Ich traue mich, Hilfe zu erbitten.

10) Zugang zu Unterstützung und Gesundheit

• Mir sind interne oder externe Unterstützungsangebote (z. B. Beratung) bekannt.
• Ich würde bei Belastung frühzeitig Hilfe in Anspruch nehmen.
• Führungskräfte fördern einen offenen Umgang mit mentaler Gesundheit.

Optional, je nach Kontext ergänzen:

A) Remote- und Hybrid-Arbeit

• Ich habe zu Hause geeignete Arbeitsbedingungen.
• Austausch und Teamgefühl funktionieren auch remote.
• Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit sind im Homeoffice schwer zu halten.*

B) Veränderungen und Unsicherheit

• Veränderungen werden transparent kommuniziert.
• Ich verstehe, wie sich Änderungen auf meine Arbeit auswirken.
• Häufige Umstrukturierungen verunsichern mich.*

Demografie, sparsam und freiwillig (nur in ausreichend großen Gruppen auswerten)

• Bereich/Funktion
• Standort/Land
• Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit)
• Arbeitsmodell (Präsenz, hybrid, remote)

Freitext, optional: Was sollten wir kurzfristig verbessern? Bitte keine Namen oder sensiblen Daten nennen.

Auswertung und Schwellenwerte

Vorgehen:

• Pro Themenfeld Mittelwert bilden, invertierte Items mit Sternchen vorher umpolen (1↔5, 2↔4, 3 bleibt 3).
• Ergebnisse nur aggregiert berichten, keine Einzelauswertungen. Segmentierung nur, wenn n ≥ 7.
• Veränderungen über die Zeit beobachten, nicht nur Querschnittswerte.

Empfohlene Ampellogik für Themenfelder:

Mittelwert	Ampel	Interpretation	Nächster Schritt
4.20 bis 5.00	Grün+	sehr starke Ressource	Stärken sichern, Good Practices teilen
3.80 bis 4.19	Grün	solide Ressource	punktuelle Optimierung
3.00 bis 3.79	Gelb	gemischtes Bild	Ursachen klären, Quick-Wins umsetzen
2.50 bis 2.99	Orange	deutliche Belastung	kurzfristige Maßnahmen, Monitoring
< 2.50	Rot	akuter Handlungsbedarf	sofortige Intervention, Führung einbinden

Hinweis: Schwellen dienen der Orientierung. Passen Sie Grenzwerte an Branche, Tätigkeit und Vorjahreswerte an.

Von Ergebnissen zu wirksamen Maßnahmen

Belastungen sichtbar zu machen ist der erste Schritt. Entscheidend ist, zeitnah gemeinsam zu handeln. Typische Hebel und passende nächste Schritte:

• Arbeitsmenge und Zeitdruck: Prioritätenworkshop, WIP-Limits, Meeting-Diät, klare Fokuszeiten. Siehe auch „Abschalten nach der Arbeit“ für Erholungsstrategien.
• Autonomie und Rolle: Aufgabenpakete entflechten, Entscheidungsspielräume definieren, Rollenklärung. Unser „Leitfaden für HR“ enthält einen 90-Tage-Blueprint.
• Unterstützung und Kommunikation: Führung in Feedback und Konfliktklärung schulen. Praxisnaher Einstieg: „Mit Worten Brücken bauen“.
• Digitale Belastung: Asynchrone Zusammenarbeit, Nachrichtengrenzen, Meeting-Free-Zeiten. Begleitend: „Ja zum Nein im Büro“.
• Früherkennung und Prävention: Warnsignale kennen und helfen. Mehr dazu in „Psychische Belastung am Arbeitsplatz: Frühsignale erkennen“ und „Burnout-Prävention für Unternehmen“.

Wenn Sie die Befragung technisch in Ihre HR-Systeme integrieren möchten, etwa mit Single Sign-on, Rollenrechten und eigenem Analytics, lohnt sich ein Tech-Partner für maßgeschneiderte digitale Lösungen für Analytics und interne Tools. So behalten Sie volle Kontrolle über Fragebogen, Auswertung und Datenschutz.

Datenschutz und Ethik in der Befragung

• Transparenz: Zweck, Dauer, Anonymität und Umgang mit Ergebnissen vorab klar benennen.
• Datensparsamkeit: Keine Klardaten, Freitext optional, kleine Gruppen zusammenfassen.
• Sicherheit: Zugriff nur für definierte Rollen, Ergebnisse nur aggregiert.
• Nachsorge: Bei auffälligen Ergebnissen konkrete Hilfsangebote nennen. Akute Krisen gehören in professionelle Hände, in Notfällen 112 anrufen.

Rollout-Fahrplan in 30 Tagen

• Woche 1: Stakeholder-Briefing, Datenschutzfreigabe, Anpassung der Vorlage an Ihr Wording.
• Woche 2: Pilot in 1 bis 2 Bereichen, Feedback einholen, Feinschliff.
• Woche 3: Unternehmensweiter Start, Erinnerung nach 5 und 10 Tagen.
• Woche 4: Auswertung, Ergebnisdialoge, 2 bis 3 Maßnahmen pro Bereich, Termin für Wirksamkeitscheck festlegen.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist die Vorlage für die psychische Gefährdungsbeurteilung geeignet? Ja, sie deckt zentrale Belastungsfaktoren ab, die BAuA und GDA empfehlen. Ergänzen Sie je nach Tätigkeit spezifische Risiken und kombinieren Sie die Umfrage mit Interviews oder Workshops.

Wie oft sollten wir erheben? Mindestens jährlich, besser halbjährlich. Nach größeren Veränderungen, zum Beispiel Reorganisation, zusätzlich einen Puls-Check einplanen.

Wie lange dauert das Ausfüllen? Etwa 8 bis 12 Minuten für die Kernmodule, die optionalen Module verlängern die Dauer um jeweils 2 bis 3 Minuten.

Wie sichern wir Anonymität? Nur aggregierte Auswertungen ab n ≥ 7, keine Freitext-Pflicht, demografische Merkmale sparsam erheben, kleine Teams zusammenfassen.

Können wir den Fragebogen anpassen? Ja. Achten Sie darauf, die Skala konsistent zu halten und negative Items zu markieren, damit die Auswertung eindeutig bleibt.

Wie gehen wir mit roten Bereichen um? Ursachen klären, kurzfristige Entlastungen vereinbaren, mittelfristige Strukturmaßnahmen festlegen und die Wirksamkeit nach 8 bis 12 Wochen prüfen.

Was ist, wenn einzelne Mitarbeitende akut belastet sind? Die Befragung ist kein Diagnoseinstrument. Kommunizieren Sie niedrigschwellige Hilfeangebote und Notfallwege. Bei akuter Gefahr 112.

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Wenn Sie die oben stehende Fragebogen-Vorlage einsetzen möchten, unterstützen wir Sie gern bei Rollout, Kommunikation und beim Verknüpfen mit konkreten Unterstützungsangeboten. So wird aus Daten wirkungsvolle Prävention und Hilfe im richtigen Moment.

Relevante Hintergründe und vertiefende Praxis finden Sie außerdem in unserem „Leitfaden für HR“ und der „Burnout-Prävention für Unternehmen“.

Hinweis: Diese Vorlage ersetzt keine medizinische oder psychotherapeutische Diagnostik. Sie dient der Prävention und Verbesserung von Arbeitsbedingungen.