Psychische Erkrankungen sind in vielen Unternehmen längst kein Randthema mehr. Als Führungskraft sind Sie häufig die erste Ansprechperson, wenn sich Leistung, Verhalten oder Stimmung spürbar verändern. Der richtige Umgang entscheidet darüber, ob Mitarbeitende früh Hilfe erhalten und im Team arbeitsfähig bleiben, oder ob Konflikte, Fehlzeiten und Kündigungen zunehmen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie als Führungskraft professionell, empathisch und rechtssicher handeln, von den ersten Signalen bis zur nachhaltigen Rückkehr in die Arbeit.

Warum Führung den Unterschied macht

• Führungskräfte prägen die Kultur, sie setzen Tempo, Prioritäten und Grenzen. Ein psychisch gesundes Teamklima entsteht dort, wo Belastungen ansprechbar sind, Aufgaben realistisch geplant werden und Unterstützung erreichbar ist.
• Frühzeitiges Handeln senkt Risiken. Je früher Belastungen erkannt und besprochen werden, desto geringer sind die Folgekosten durch Fehlzeiten und Leistungseinbußen. Die Weltgesundheitsorganisation betont, dass Depression und Angst weltweit enorme Produktivitätsverluste verursachen und empfiehlt betriebliche Prävention und Zugang zu Hilfe WHO, 2022.
• Psychische Gesundheit ist Teil des Arbeitsschutzes. In Deutschland gehören psychische Belastungen in die Gefährdungsbeurteilung, Informationen dazu bietet die BAuA.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland, kompakt für Führungskräfte

• Arbeitsschutzgesetz, Gefährdungsbeurteilung: Arbeitgeber müssen psychische Belastungen erfassen und geeignete Maßnahmen treffen (ArbSchG §5, §6). Das ist Aufgabe von Unternehmen und HR, Führungskräfte liefern Beobachtungen und setzen Maßnahmen um.
• Diskriminierungsverbot: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) schützt auch Menschen mit psychischen Erkrankungen, wenn eine längerfristige Beeinträchtigung vorliegt. Entscheidungen zu Aufgaben, Einsatz und Auswahl müssen diskriminierungsfrei begründet sein.
• BEM, stufenweise Wiedereingliederung: Nach mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb von zwölf Monaten ist ein Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement verpflichtend, rechtliche Basis ist SGB IX §167 Abs. 2. Wiedereinstiegsschritte werden gemeinsam mit der betroffenen Person, Ärztin oder Arzt, ggf. Betriebsarzt und Arbeitgeber geplant.
• Datenschutz: Gesundheit ist besonders schützenswert. Führungskräfte fragen nur nach arbeitsbezogenen Auswirkungen und vereinbaren Maßnahmen. Diagnosen sind Privatsache. Dokumentation erfolgt sparsam und zweckgebunden.

Do und Don’t für Führungskräfte im Umgang mit sensiblen Informationen

Do	Don’t
Arbeitsfähigkeit, Ressourcen und Bedürfnisse besprechen	Nach Diagnosen, Medikamenten oder Therapien fragen
Nur unbedingt Erforderliches dokumentieren	Gesundheitsdaten breit im Team teilen
Einfordern, dass Absprachen freiwillig sind	Druck ausüben oder Vereinbarungen als Bedingung für Beschäftigung darstellen
HR, Betriebsrat, Arbeitssicherheit einbeziehen, wenn nötig	Eigenmächtig medizinische Bewertungen vornehmen

Frühe Signale erkennen und richtig deuten

Typische Veränderungen zeigen sich emotional, kognitiv, körperlich und im Verhalten. Dazu gehören Ausweitung der Arbeitszeiten ohne Erholung, Einbrüche in Konzentration oder Qualität, Rückzug, gereizte Kommunikation, vermehrte Fehler, Schlaf- und Energiestörungen. Eine Übersicht mit einem praxisnahen Ampelmodell finden Sie im Mindvise-Artikel Psychische Belastung am Arbeitsplatz: Frühsignale erkennen.

Wichtig: Es geht nicht um schnelle Etiketten, sondern um Entwicklungen. Beobachten Sie Muster über Tage bis wenige Wochen, nicht einzelne Ausrutscher.

Das Gespräch führen, Schritt für Schritt

Ein gutes Gespräch klärt Bedarf und schafft Sicherheit, ohne zu pathologisieren.

1. Vorbereitung, 10 Minuten

• Neutrale, beobachtbare Beispiele notieren, zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass die Deadlines der letzten zwei Sprints gerissen sind und Sie Meetings häufiger kurzfristig absagen.“
• Ziel klären: Arbeitsfähigkeit verbessern, Unterstützung anbieten, gemeinsam nächste Schritte vereinbaren.
• Passender Rahmen: ungestört, ausreichend Zeit, Videocall mit Kamera nur, wenn die Person zustimmt.

2. Einstieg, Wertschätzung und Beobachtung

• „Danke, dass Sie sich Zeit nehmen. Ich schätze Ihre Arbeit sehr. Ich möchte etwas ansprechen, das mir Sorge macht, und verstehen, wie ich Sie unterstützen kann.“

3. Zuhören und Bedarf klären

• Offene Fragen: „Wann ist es am schwierigsten, konzentriert zu bleiben? Was hilft Ihnen aktuell, was fehlt?“
• Aktives Zuhören und Spiegeln: „Sie beschreiben, dass E-Mails Sie stark ablenken und abends Schlaf fehlt.“

4. Vereinbaren, konkret und freiwillig

• „Lassen Sie uns zwei Wochen testen: Fokuszeit täglich 9 bis 11 Uhr ohne Meetings, klare Prioritätenliste, wöchentlicher Check-in am Mittwoch.“
• Verbindlichkeit schriftlich, aber schlank dokumentieren. Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen festhalten.

5. Abschluss und Follow-up

• „Ich danke Ihnen für die Offenheit. Wir prüfen in zwei Wochen gemeinsam, was wirkt und was angepasst werden sollte.“

Gesprächs-Do’s und Don’ts

Do	Don’t
Konkrete Beobachtungen, ich-botschaften, hilfreiche Rahmenbedingungen anbieten	Diagnosen raten, verharmlosen, moralisch bewerten
Wahlmöglichkeiten geben, Freiwilligkeit betonen	Mit Konsequenzen drohen oder Schuld zuweisen
Kleine, überprüfbare Schritte vereinbaren	Vage Versprechen ohne Termin und Messpunkt
Nachjustieren in kurzen Abständen	Problem vertagen und „aussitzen“

Hinweis: Gewaltfreie Kommunikation hilft, Eskalationen zu vermeiden. Praxisnah erklärt im Mindvise-Beitrag Mit Worten Brücken bauen.

Wirksame Maßnahmen in der Arbeitsgestaltung

Viele Schwierigkeiten lassen sich durch pragmatische Anpassungen entschärfen. Wählen Sie wenige, nachvollziehbare Schritte, testen Sie deren Wirkung und passen Sie an.

Herausforderung	Mögliche Anpassung im Team
Konzentrationsprobleme, Gedankenkreisen	Tägliche Fokuszeiten ohne Meetings und Chat, Reduktion paralleler Projekte, klare Priorisierung für zwei Wochen
Schlafprobleme, Erschöpfung	Spätere Meetingzeiten, keine Pflichttermine vor 10 Uhr, planbare Pausen, keine Slack- oder E-Mail-Erwartung nach 18 Uhr
Angst in sozialen Situationen	Kundentermine vorerst begleiten lassen, mehr asynchrone Kommunikation, Vorbereitungssheets für Meetings
Niedergeschlagenheit, Antriebsschwäche	Aufgaben in kleinere Pakete schneiden, sichtbare Quick Wins, täglicher kurzer Check-in mit klarer Tagesintention
Emotionale Überlastung durch Kundenvorfälle	Rotationsprinzip bei Eskalationen, Debriefings nach schwierigen Fällen, Supervisionstermine einplanen

Tipp: Achten Sie darauf, Entlastung nicht nur individuell, sondern auch strukturell zu verankern. Häufen sich vergleichbare Probleme im Team, ist das ein Signal für die Gefährdungsbeurteilung und für teamweite Maßnahmen.

Krise erkennen und handeln

Folgende Warnzeichen erfordern sofortige Aufmerksamkeit: akute Suizidäußerungen, massive Desorientierung oder Psychosezeichen, starke Substanzbeeinflussung am Arbeitsplatz, konkrete Gewaltandrohung.

• Sicherheit geht vor. Lassen Sie die Person nicht allein, informieren Sie interne Notfallkontakte und holen Sie im Zweifel Hilfe über den Notruf 112.
• Kein Diagnostizieren, keine Diskussionen über Schuld. Beruhigen, Schutz bieten, professionell eskalieren.
• Dokumentieren Sie das Vorgehen sachlich und knapp. Informieren Sie HR und, falls vorhanden, den Betriebsarzt.

Außerhalb von Akutsituationen kann schnelle psychologische Beratung helfen, Wartezeiten zu überbrücken. Mindvise bietet 1:1 Online-Konsultationen, in der Regel innerhalb von 48 Stunden, mehr dazu im Abschnitt unten.

Kommunikation im Team, ohne Stigma zu erzeugen

• Vertraulichkeit wahren. Kommunizieren Sie nur das Nötigste, zum Beispiel: „Wir haben intern Aufgaben neu verteilt, damit Prioritäten besser eingehalten werden. Bei Fragen zu Zuständigkeiten kommt gern auf mich zu.“
• Aufgaben transparent planen, nicht Personen diskutieren. Klare Zuständigkeiten, Vertretungsregeln, erreichbare Sprints.
• Sprache prägt Kultur. Vermeiden Sie abwertende Ausdrücke, fördern Sie respektvolle Rückfragen und wertschätzendes Feedback.

Eigene Rolle und Grenzen als Führungskraft

• Sie sind keine Therapeutin und kein Therapeut. Ihre Aufgabe ist Arbeitsfähigkeit zu ermöglichen, Wege zur Hilfe aufzuzeigen und Rahmenbedingungen zu gestalten.
• Holen Sie Unterstützung, wenn Sie unsicher sind, zum Beispiel von HR, Betriebsrat, Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsärztin.
• Achten Sie auf sich. Führung in Belastungssituationen kostet Energie. Planen Sie Supervision, Austausch mit Peers und bewusste Erholungszeiten ein. Konkrete Strategien für Regeneration finden Sie im Mindvise-Beitrag Grenzen setzen durch bewusste Pausen.

Rückkehr in die Arbeit gut begleiten

Nach längerer Erkrankung ist eine stufenweise Wiedereingliederung oft sinnvoll. Sie wird individuell mit medizinischem Bezugspersonal, der Krankenkasse und dem Unternehmen abgestimmt. Als Führungskraft achten Sie auf:

• Realistische Stufenpläne mit klaren Tätigkeiten je Stufe
• Regelmäßige, kurze Standortbestimmungen mit offener Anpassungsoption
• Aufgaben, die Fortschritt erlebbar machen, ohne zu überfordern
• Schutz vor Überlastung, klare Kommunikationskanäle und Buddy-Systeme

Internationale Teams und zusätzliche Stressoren

Globale Teams bewegen sich häufig in komplexen Lebenssituationen, etwa bei Relocation oder projektbedingten Aufenthalten. Bürokratische Prozesse, Visa-Formalitäten oder Sprachbarrieren erhöhen Stress. Wo Unternehmen Mitarbeitenden diese Hürden abnehmen, sinkt die psychische Belastung. Für Einsätze in den VAE kann ein verlässliches Typing Center in Dubai die Abwicklung von Visa, Residency und Behördenwegen beschleunigen, was den Start vor Ort erleichtert. Wichtig ist, solche Services freiwillig und transparent anzubieten und die Vertraulichkeit persönlicher Daten zu sichern.

Messen, was wirkt

Führung wird wirksam, wenn Maßnahmen überprüft werden. Geeignete Team-Kennzahlen sind zum Beispiel:

• Planungsqualität: Anteil eingehalter Deadlines, Work-in-Progress-Limits
• Belastungsindikatoren: Überstundenquote, Meetingdichte, Fokuszeit pro Woche
• Nutzung von Unterstützungsangeboten: anonyme Inanspruchnahmequoten, Themencluster
• Teamklima: regelmäßige, anonyme Pulsbefragungen zu Arbeitsdruck, Erholung, Fairness

Achten Sie auf Datenschutz und Aggregation. Trends sind wichtiger als Einzelwerte.

Mit Mindvise pragmatisch umsetzen

Mindvise unterstützt Unternehmen dabei, psychische Gesundheit schnell verfügbar zu machen und gleichzeitig Führung zu entlasten.

• 1:1 Online-Videoberatung durch Psychologinnen und Psychologen, in der Regel innerhalb von 48 Stunden
• Mehrsprachige Beratung und psychoedukativer Content Hub für Selbsthilfeimpulse
• Team- und Gruppenformate, zum Beispiel für Stressmanagement oder Umgang mit Konflikten
• HR-Dashboard mit anonymisierten Nutzungsanalysen und Feedback, um Wirkung sichtbar zu machen
• Maßgeschneiderte Lösungen, die an Ihre Gefährdungsbeurteilung und bestehende Angebote andocken

So gehen Unternehmen strukturiert vor, schützen Vertraulichkeit und schaffen niedrigschwelligen Zugang. Ein umfassender Rahmen für HR findet sich im Mindvise-Beitrag Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz: Leitfaden für HR.

Checkliste für Ihren Alltag als Führungskraft

• Ich beobachte Entwicklungen, nicht Einzelfälle, und dokumentiere sachlich.
• Ich führe Gespräche früh, wertschätzend und lösungsorientiert.
• Ich vereinbare wenige, konkrete Maßnahmen und überprüfe deren Wirkung.
• Ich wahre Vertraulichkeit und beziehe HR oder Betriebsarzt ein, wenn nötig.
• Ich kenne Notfallwege und handle in Krisen sofort.
• Ich achte auf mein eigenes Energie- und Belastungsmanagement.

Wenn Sie den nächsten Schritt gehen möchten: Besprechen Sie mit HR, welche Zugänge zu Beratung und Schulungen 2025 priorisiert werden sollen. Informieren Sie Ihr Team offen über Hilfsangebote und signalisieren Sie als Führungskraft, dass psychische Gesundheit ein normaler Teil guter Arbeit ist.

Quellen und weiterführende Hinweise: WHO Leitlinien zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz, BAuA Informationen zu psychischer Gesundheit in der Arbeitswelt, gesetzliche Grundlage des BEM in SGB IX.

Hinweis: Bei akuter Gefahr wählen Sie bitte den Notruf 112. In seelischen Krisen außerhalb der Arbeitszeit helfen in Deutschland die TelefonSeelsorge unter 0800 111 0 111, 0800 111 0 222 oder 116 123. Diese Angebote sind kostenfrei und rund um die Uhr erreichbar.