Was kostet ein EAP? Alle Preise transparent
Die meisten Anbieter psychologischer Mitarbeiterberatung nennen keine Preise. Hier finden Sie alle Zahlen – inklusive Rechenbeispielen für Ihre Unternehmensgröße.
Die kurze Antwort: Bei Mindvise zahlen Sie eine monatliche Grundgebühr ab 49 € und darüber hinaus nur die Beratungen, die tatsächlich genutzt werden – 69 bis 79 € für 25 Minuten, 109 bis 119 € für 50 Minuten.
Ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden kommt damit typischerweise auf 700 bis 2.400 € im Monat. In Monaten ohne Nutzung zahlen Sie nur die Grundgebühr.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Drei Bestandteile, mehr nicht. Keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestabnahme, keine Kosten für IT-Anbindung.
1. Monatliche Grundgebühr
Deckt Plattform, HR-Dashboard, Selbsthilfe-Mediathek ab. Je nach Modell 49 € oder 99 € im Monat – oder ein Festbetrag nach Mitarbeiterzahl.
2. Preis je Beratung
Nur tatsächlich genutzte Gespräche werden abgerechnet. 25 oder 50 Minuten, je nach Anliegen. Im Flat-Modell entfällt dieser Posten vollständig.
3. Optionale Zusatzleistungen
Roundtables, firmenbezogene Workshops oder die HR-Beratungsfreigabe lassen sich einzeln dazubuchen – müssen es aber nicht.
Flex, Plus und Flat im Detail
Alle Angaben sind Listenpreise, zuzüglich Umsatzsteuer.
| Flex | Plus | Flat | |
|---|---|---|---|
| Grundgebühr im Monat | 49 € | 99 € | nach Mitarbeiterzahl, ab 549 € |
| Beratung 25 Minuten | 79 € | 69 € | inklusive |
| Beratung 50 Minuten | 119 € | 109 € | inklusive |
| Roundtables | 19 € je Teilnahme | inklusive | inklusive |
| Kontingente und Budgetgrenzen | – | ja | unbegrenzte Nutzung |
| Umfragen im Dashboard | – | ja | ja |
| Laufzeit | monatlich kündbar | monatlich kündbar | 6 Monate |
| Geeignet für | Einstieg, geringe Fixkosten | 100 bis 3.000 Mitarbeitende | hohe, planbare Nutzung |
Optional zubuchbar: HR-Beratungsfreigabe für 49 € im Monat, firmenbezogene Workshops nach Vereinbarung. Für Angehörige besteht die Möglichkeit, ein festes Kontingent zu übernehmen; alternativ können sie selbst als Selbstzahler bei unseren Psycholog:innen buchen.
Was Sie bei Ihrer Größe zahlen
Auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung in unseren Kundenunternehmen: rund 2,5 bis 10 Beratungen im Monat je 100 Mitarbeitende, im Modell Plus.
Gerechnet im Modell Plus mit 99 € Grundgebühr und einem Mix aus 25- und 50-Minuten-Beratungen. Die Spanne ergibt sich aus der tatsächlich beobachteten Nutzung – die untere Grenze entspricht dem Durchschnitt inklusive Anlaufphasen, die obere der Nutzung eingeschwungener Kunden nach etwa einem Jahr.
Sie bestimmen die Obergrenze
Nutzungsabhängige Abrechnung wirft eine berechtigte Frage auf: Was passiert, wenn deutlich mehr Beratungen anfallen als geplant? Im Modell Plus legen Sie das Limit selbst fest.
Kontingent je Person
Sie legen fest, wie viele Beratungen eine einzelne Person in Anspruch nehmen darf – wahlweise pro Monat oder pro Jahr. Die Zahl bestimmen Sie frei. Das verhindert, dass wenige Intensivnutzende das gesamte Budget binden, und verteilt die Kapazität auf mehr Mitarbeitende.
Monatsbudget in Euro
Alternativ oder zusätzlich setzen Sie eine feste Obergrenze in Euro. Ist sie erreicht, sind keine weiteren Buchungen möglich, bis Sie das Budget anpassen oder der nächste Monat beginnt.
Mitarbeitende sehen ihr Kontingent
Wie viele Beratungen noch zur Verfügung stehen, ist bei der Buchung sichtbar. Das vermeidet Fehlversuche und macht den Rahmen von Anfang an transparent – niemand muss nachfragen.
Ohne Limit
Sie können auf jede Begrenzung verzichten, wenn schneller Zugang wichtiger ist als exakte Planbarkeit. Der Verbrauch bleibt im Dashboard laufend sichtbar, sodass Sie jederzeit nachsteuern können.
Personenbezogene Kontingente ohne Verlust der Anonymität: Damit ein Kontingent je Person greifen kann, legen Mitarbeitende ein persönliches Konto bei Mindvise an. Sie können das verpflichtend machen. Entscheidend dabei: Dieses Konto besteht ausschließlich bei uns. Ihr Unternehmen erfährt weder, wer ein Konto angelegt hat, noch wer wie viele Beratungen genutzt hat.
Im Dashboard sehen Sie ausschließlich aggregierte Werte – und bei weniger als fünf aktiven Nutzenden nicht einmal deren genaue Anzahl.
Zusätzliche Prüfung durch Mindvise
Unabhängig von Ihren Einstellungen prüfen wir die eingehenden Buchungen. Auffälligkeiten – etwa Buchungen ohne gültige Zuordnung zu Ihrem Unternehmen – klären wir, bevor eine Beratung stattfindet und abgerechnet wird.
Optional: Freigabe durch HR
Wenn Sie eine zusätzliche Kontrollstufe möchten, lässt sich die Beratungsfreigabe zubuchen. Anfragen erreichen Sie dann anonymisiert über einen Code – Sie genehmigen, ohne zu erfahren, wer dahintersteht. 49 € im Monat.
Kontingente und Budgetgrenzen sind Bestandteil des Modells Plus. Im Modell Flex erfolgt die Abrechnung ohne Limit nach tatsächlicher Nutzung, im Modell Flat entfällt die Frage, da alle Beratungen im Festpreis enthalten sind.
Was bei uns nicht berechnet wird
- Keine Einrichtungsgebühr – die technische Einrichtung dauert wenige Minuten und ist kostenfrei.
- Keine Mindestabnahme – Sie zahlen keine Beratungen im Voraus, die dann verfallen.
- Keine Kosten für IT-Anbindung – es genügt, den Businesscode zu verteilen.
- Keine Gebühr je Mitarbeitendem in Flex und Plus – anders als bei vielen klassischen EAP-Modellen.
- Keine Kosten für Unterlagen – AV-Vertrag, Datenschutzdokumentation und Kommunikationsvorlagen sind enthalten.
- Keine Vertragsstrafe – Flex und Plus sind monatlich kündbar.
Warum EAP-Preise so schwer vergleichbar sind
Die gängigen Abrechnungsmodelle unterscheiden sich grundlegend – das erschwert den Vergleich mehr als die reine Preishöhe.
Pauschale je Mitarbeitendem
Verbreitet bei klassischen EAP-Anbietern: ein fester Betrag pro Kopf und Jahr, unabhängig davon, wie viele Beratungen tatsächlich stattfinden. Planbar, aber Sie zahlen auch für Kapazität, die niemand abruft. Bei niedriger Nutzung wird der Preis je tatsächlicher Beratung schnell dreistellig.
Abrechnung nach Nutzung
Sie zahlen eine geringe Grundgebühr und darüber hinaus nur, was genutzt wird. In ruhigen Monaten entstehen kaum Kosten, in stark genutzten Monaten steigen sie – planbar über Kontingente. Das ist unser Ansatz bei Flex und Plus.
Die Beschreibung marktüblicher Modelle bezieht sich auf typische Ausprägungen und kann je nach Anbieter abweichen. Für einen belastbaren Vergleich empfehlen wir, bei jedem Angebot nach dem Preis je tatsächlich durchgeführter Beratung zu fragen – diese Zahl macht Modelle vergleichbar.
Was Entscheider vorab wissen möchten
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Flex und Plus sind monatlich kündbar. Nur das Flat-Modell hat eine Laufzeit von sechs Monaten, weil dort ein fester Betrag unabhängig von der Nutzung kalkuliert wird.
Was zahlen wir in Monaten ohne Nutzung?
Ausschließlich die Grundgebühr – 49 € bei Flex, 99 € bei Plus. Das kommt in der Praxis regelmäßig vor, gerade in den ersten Monaten nach der Einführung.
Können wir die Kosten nach oben begrenzen?
Ja. Im Modell Plus legen Sie ein Kontingent je Person fest – wahlweise pro Monat oder pro Jahr, die Zahl bestimmen Sie selbst – oder ein Monatsbudget in Euro. Beides ist auch kombinierbar.
Alle Werte ändern Sie jederzeit selbst im HR-Dashboard, ohne Vertragsänderung. Der Verbrauch ist dort laufend sichtbar.
Wie funktioniert ein Kontingent je Person, wenn die Nutzung anonym ist?
Mitarbeitende legen dafür ein persönliches Konto bei Mindvise an – Sie können das verpflichtend machen. Über dieses Konto wird das Kontingent geführt.
Entscheidend ist, wo dieses Konto liegt: ausschließlich bei uns. Ihr Unternehmen erfährt nicht, wer ein Konto angelegt hat oder wie viele Beratungen eine bestimmte Person genutzt hat. Im Dashboard erscheinen ausschließlich aggregierte Zahlen.
Was passiert, wenn das Kontingent ausgeschöpft ist?
Mitarbeitende sehen bei der Buchung, dass aktuell kein Kontingent verfügbar ist. Sie können das Limit dann anheben oder bis zum nächsten Monat warten – ohne dass Ihnen zusätzliche Kosten entstehen.
Selbsthilfe-Materialien und Roundtables bleiben unabhängig davon zugänglich.
Gibt es Rabatte bei jährlicher Zahlung?
Sprechen Sie uns an – bei längerer Bindung oder Vorauszahlung finden wir in der Regel eine Lösung. Standardmäßig rechnen wir monatlich ab.
Sind die Preise brutto oder netto?
Alle genannten Beträge verstehen sich netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Was kostet es, wenn wir wieder aufhören?
Nichts. Es fallen keine Kündigungsgebühren an, und es gibt keine Vertragsstrafen. Bei Flex und Plus endet die Abrechnung zum Monatsende.
Können Familienangehörige mitgenutzt werden?
Die Beratungen über Ihren Businesscode sind Ihren Mitarbeitenden vorbehalten. Sie können jedoch ein festes Kontingent für Angehörige übernehmen. Alternativ können Angehörige selbst als Selbstzahler bei unseren Psycholog:innen buchen – dann ohne Belastung Ihres Budgets.
Wie schnell bekommen wir ein verbindliches Angebot?
Nach dem Erstgespräch in der Regel innerhalb von zwei Werktagen. Für eine erste Einschätzung genügt uns Ihre Mitarbeitendenzahl.
Beispielrechnung für Ihre Unternehmensgröße
Sie nennen uns Ihre Mitarbeitendenzahl, wir rechnen ein konkretes Szenario durch – mit realistischer Nutzungsannahme statt Best-Case-Zahlen.