Externe psychologische Mitarbeiterberatung wird von sehr unterschiedlichen Anbietern verkauft – zu Modellen, die sich kaum direkt vergleichen lassen. Diese Seite ordnet die Unterschiede, ohne einzelne Wettbewerber zu bewerten.
Die kurze Antwort: Der Preis je Mitarbeitendem sagt wenig darüber aus, was ein EAP tatsächlich kostet. Aussagekräftig ist der Preis je tatsächlich durchgeführter Beratung – also der Jahresbeitrag geteilt durch die Zahl der Gespräche, die im Jahr wirklich stattfinden.
Bei einer typischen Nutzungsquote von wenigen Prozent der Belegschaft liegt dieser Wert bei Pauschalmodellen schnell im dreistelligen Bereich je Gespräch, ohne dass es im Angebot sichtbar wird. Fragen Sie diese Zahl bei jedem Anbieter aktiv ab.
Die Angebote unterscheiden sich weniger in der fachlichen Qualität als in Vertragslogik, Zugang und Auswertbarkeit. Das entscheidet darüber, ob ein Angebot in der Belegschaft ankommt.
Etablierte Dienstleister mit breitem Leistungskatalog, meist inklusive telefonischer Hotline und Case Management. Abgerechnet wird häufig pauschal je Mitarbeitendem und Jahr, oft mit mehrjährigem Rahmenvertrag. Stark bei Konzernstrukturen, träge bei Anpassungen.
Buchung, Terminvergabe und Auswertung laufen online. Mitarbeitende wählen ihre Fachkraft in der Regel selbst. Die Abrechnung erfolgt je nach Anbieter pauschal oder nutzungsabhängig. Einführung schnell, Leistungstiefe je nach Anbieter unterschiedlich.
Direkte Beauftragung einzelner Fachkräfte, meist je Fall. Persönlich und unkompliziert, aber nicht skalierbar: keine Vertretung bei Ausfall, keine strukturierte Auswertung, und die Anonymität gegenüber dem Unternehmen ist schwer sicherzustellen.
Die Beschreibungen bilden marktübliche Ausprägungen ab und können je Anbieter deutlich abweichen. Es gibt digitale Anbieter mit Pauschalmodell und klassische Anbieter mit nutzungsabhängiger Abrechnung.
Acht Punkte, die im Angebotsvergleich regelmäßig übersehen werden – und die nach der Einführung darüber entscheiden, ob das Angebot genutzt wird.
| Kriterium | Worauf Sie achten sollten | Bei Mindvise |
|---|---|---|
| 1. Abrechnungslogik | Pauschale je Kopf oder Abrechnung nach Nutzung? Bei Pauschalen zahlen Sie auch für Kapazität, die niemand abruft. | Grundgebühr plus tatsächlich genutzte Beratungen; alternativ Festpreis im Modell Flat |
| 2. Preis je Beratung | Lassen Sie den Jahresbeitrag durch die realistisch erwartete Zahl an Gesprächen teilen. Diese Zahl macht Angebote vergleichbar. | Offen ausgewiesen: 69 bis 119 € je Gespräch, alle Preise einsehbar |
| 3. Vertragsbindung | Mehrjährige Rahmenverträge binden Sie an eine Bedarfsannahme, die Sie vor der Einführung noch gar nicht belegen können. | Flex und Plus monatlich kündbar, Flat sechs Monate |
| 4. Wahl der Fachkraft | Zuteilung über Hotline oder freie Wahl? Freie Wahl erhöht erfahrungsgemäß die Bereitschaft, überhaupt einen Termin zu buchen. | Mitarbeitende wählen selbst nach Schwerpunkt, Sprache und Verfügbarkeit |
| 5. Kontinuität | Finden Folgetermine bei derselben Person statt? Wer seine Situation dreimal neu erklären muss, bricht ab. | Folgetermine bei derselben Fachkraft |
| 6. Zugangsweg | Muss über HR angefragt werden, braucht es eine Begründung, eine Firmen-E-Mail? Jede dieser Hürden kostet Nutzung. | Anonyme Buchung über einen Businesscode, ohne Anmeldung bei HR |
| 7. Auswertung für HR | Bekommen Sie laufende Zahlen oder einen Report im Halbjahresrhythmus? Ohne laufende Daten können Sie nicht nachsteuern. | Anonymisiertes Dashboard, jederzeit einsehbar |
| 8. Einführungsaufwand | IT-Anbindung, SSO-Projekt, Datenabgleich der Belegschaft – all das verzögert den Start um Wochen bis Monate. | Businesscode verteilen, keine IT-Anbindung nötig |
Die Spalte „Worauf Sie achten sollten“ ist bewusst anbieterneutral formuliert und lässt sich auf jedes Angebot anwenden – auch auf unseres. Die dritte Spalte beschreibt ausschließlich unser eigenes Modell und ist keine Bewertung anderer Anbieter.
Nehmen Sie diese Liste in jedes Gespräch mit – unabhängig davon, mit welchem Anbieter Sie sprechen. Die Antworten machen Angebote vergleichbar, die auf dem Papier völlig unterschiedlich aussehen.
Nicht am Preis. In der Praxis scheitern EAP-Einführungen an vier wiederkehrenden Punkten.
Eine einmalige Erwähnung im Newsletter reicht nicht. Ohne Ankündigung durch die Geschäftsführung, wiederkehrende Erinnerungen und informierte Führungskräfte bleibt die Nutzung im Promillebereich – unabhängig davon, wie gut das Angebot ist. Fragen Sie, welche Kommunikationsmittel der Anbieter mitliefert.
Zugesicherte Anonymität genügt nicht, sie muss strukturell abgesichert und für Mitarbeitende nachvollziehbar sein. Wenn die Buchung über HR läuft oder eine Firmen-E-Mail verlangt wird, entsteht Misstrauen, das kein Datenschutzhinweis auflöst.
Ein solches Angebot kommt nicht in Wochen an, sondern über Monate. Wer nach einem Quartal ohne Buchungen abbricht, hat die Anlaufphase mit dem Ergebnis verwechselt. Bei einem unserer Kunden mit rund 400 Mitarbeitenden gab es in den ersten Monaten keine einzige Buchung – nach etwa einem Jahr liegt die Nutzung im zweistelligen Bereich pro Monat.
Belegschaften wachsen, schrumpfen und verändern sich. Ein mehrjähriger Rahmenvertrag auf Basis einer Bedarfsannahme aus dem ersten Gespräch wird spätestens im zweiten Jahr zum Problem – entweder zahlen Sie zu viel oder das Kontingent reicht nicht.
Kein Anbieter passt zu jeder Ausgangslage. Damit Sie sich das Erstgespräch sparen können, wenn es nicht passt:
Unternehmen mit etwa 100 bis 3.000 Mitarbeitenden, die ein Angebot ohne IT-Projekt einführen wollen, Wert auf niedrigschwelligen und anonymen Zugang legen und lieber nach tatsächlicher Nutzung zahlen als eine Kopfpauschale. Ebenso Organisationen, die Betriebsrat und Datenschutz früh einbinden müssen und dafür fertige Unterlagen brauchen.
Wenn Sie eine telefonische Rund-um-die-Uhr-Hotline oder einen Notfalldienst brauchen: Mindvise ist ausdrücklich kein Notfalldienst und nicht durchgehend erreichbar. Wenn Sie flächendeckende Vor-Ort-Beratung an vielen Standorten suchen, ist ein klassischer Anbieter mit lokalem Netz die naheliegendere Wahl.
In akuten Notlagen gelten unabhängig von jedem EAP der Rettungsdienst unter 112 und die Telefonseelsorge unter 0800 111 0 111 – kostenfrei und rund um die Uhr erreichbar.
Die Spanne ist groß, weil die Modelle unterschiedlich sind. Pauschalmodelle werden meist je Mitarbeitendem und Jahr abgerechnet, nutzungsabhängige Modelle über eine Grundgebühr plus Einzelpreis je Gespräch. Direkt vergleichbar werden beide erst über den Preis je tatsächlich durchgeführter Beratung.
Unsere eigenen Preise finden Sie vollständig auf der Seite EAP Kosten, inklusive Rechenbeispielen für verschiedene Unternehmensgrößen.
Das hängt weniger an der Größe als am Abrechnungsmodell. Bei Kopfpauschalen entsteht ab etwa 200 Mitarbeitenden ein spürbarer Fixkostenblock, der sich nur bei entsprechender Nutzung rechnet. Bei nutzungsabhängiger Abrechnung ist der Einstieg auch mit 50 Mitarbeitenden möglich, weil in Monaten ohne Nutzung nur die Grundgebühr anfällt.
In unseren Kundenunternehmen liegt sie nach der Anlaufphase im niedrigen einstelligen Prozentbereich der Belegschaft. Auffälliger als die Reichweite ist die Kontinuität: Wer einmal bucht, nimmt im Schnitt rund zehn weitere Beratungen in Anspruch.
Seien Sie skeptisch bei Anbietern, die zweistellige Nutzungsquoten in Aussicht stellen, ohne offenzulegen, was dabei mitgezählt wird – oft sind Downloads von Selbsthilfematerial oder Webinarteilnahmen enthalten.
Mit Unterlagen, nicht mit Zusicherungen. Sie brauchen einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, die dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32, eine vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter und eine nachvollziehbare Beschreibung, welche Daten im HR-Dashboard erscheinen und ab welcher Gruppengröße sie unterdrückt werden.
Diese Unterlagen sollte jeder Anbieter vor Vertragsschluss liefern können. Wir stellen sie auf Wunsch bereits vor dem Erstgespräch zur Verfügung.
Technisch ja, praktisch selten sinnvoll. Zwei parallele Angebote verwirren die Belegschaft und halbieren die Nutzung beider – bei einem Angebot, das ohnehin Monate braucht, um anzukommen, verzerrt das jedes Ergebnis.
Zielführender ist ein Einstieg mit geringer Bindung: Ein monatlich kündbares Modell lässt sich nach einem halben Jahr ohne Aufwand beenden, wenn es nicht passt.
Ein EAP ist ein individuelles Beratungsangebot für einzelne Mitarbeitende bei konkreten Belastungen. Betriebliches Gesundheitsmanagement ist der übergeordnete organisatorische Rahmen, der auch Arbeitsplatzgestaltung, Bewegungsangebote und die Gefährdungsbeurteilung umfasst. Ein EAP ist damit typischerweise ein Baustein im BGM, nicht dessen Ersatz.
Das hängt von Ihrer Mitbestimmungslage und der konkreten Ausgestaltung ab und sollte arbeitsrechtlich geprüft werden. In der Praxis ist eine Betriebsvereinbarung auch dort üblich, wo sie nicht zwingend erforderlich ist – sie schafft Vertrauen in der Belegschaft und beantwortet die Fragen zur Vertraulichkeit einmal verbindlich für alle.
30 Minuten, in denen wir Ihr bestehendes Modell und unseres nebeneinanderlegen – anhand Ihrer Zahlen, nicht anhand von Beispielrechnungen.
