Psychische Gesundheit ist längst ein strategisches Thema in HR und Arbeitsschutz. Viele Unternehmen wollen ihre Beschäftigten mit professioneller Beratung unterstützen, stehen aber vor der Frage: Woran erkennen wir einen wirklich passenden Anbieter, der fachlich überzeugt, schnell verfügbar ist und zugleich Datenschutz sowie Mitbestimmung sauber abbildet? Diese Auswahl-Checkliste führt Sie strukturiert durch die wichtigsten Kriterien und hilft, Angebote vergleichbar zu machen.

Was umfasst psychologische Beratung im Unternehmenskontext?

Betriebliche psychologische Beratung umfasst präventive und kurative Unterstützungsangebote für Beschäftigte: niedrigschwellige 1:1 Gespräche mit Psychologinnen und Therapeuten per Video oder Telefon, psychoedukative Inhalte, Teamformate und Führungskräfteschulungen sowie Eskalations- und Verweiswege in die Regelversorgung. Ziel ist es, Belastungen früh zu adressieren, Ausfälle zu reduzieren und eine gesundheitsförderliche Arbeitskultur zu stärken.

Wichtig ist die klare Abgrenzung: Beratung in Unternehmen ist eine Ergänzung, kein Ersatz für eine medizinisch indizierte Psychotherapie. Seröse Anbieter legen diese Grenzen offen, arbeiten evidenzbasiert und haben verlässliche Verfahren zur Risikoerkennung und Weitervermittlung.

Rahmenbedingungen, die Ihre Auswahl prägen

• Gesetzliche Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung, verankert in § 5 ArbSchG, dazu gibt es praxisnahe Materialien der BAuA zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung.
• Datenschutz nach DSGVO, inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit und klarer Grenzen zwischen individueller Beratung und HR-Reporting.
• Empfehlungen internationaler Organisationen, etwa der WHO/ILO Policy Brief zu Mental Health at Work (2022), die evidenzbasierte Maßnahmen, Führungskräftetraining und Zugang zu psychosozialer Unterstützung hervorheben.
• Mitbestimmung und Kommunikation, denn Akzeptanz in Belegschaft und Betriebsrat entscheidet über Nutzung und Wirkung.

Hinweis aus der Praxis: Auswahlkriterien ähneln oft anderen spezialisierungsintensiven Beschaffungen. So lagern Firmen Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts gerne an Expertinnen aus, zum Beispiel energiewirtschaftliche Beratungsleistungen. Übertragen auf Mental Health bedeutet das: Prüfen Sie Fachkompetenz, Compliance und messbaren Nutzen mindestens so gründlich wie Funktionslisten.

Die Auswahl-Checkliste in 6 Dimensionen

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Kriterien, jeweils mit Begründung und Prüffragen. Nutzen Sie die Tabelle als Kurz-Check, die Detailbeschreibungen bringen Kontext.

Kriterium	Beispiel-Fragen	Warum wichtig
Klinische Qualität	Welche Qualifikationen haben Beratende, gibt es Supervision und Leitlinien, wie werden Risiken erkannt	Sichert fachlich saubere Arbeit und Klientensicherheit
Datenschutz & Sicherheit	DSGVO, AVV, Datenhaltung in der EU, Verschlüsselung, Rollen- und Rechtekonzept	Vertrauensbasis für Nutzung und Compliance
Zugangsgeschwindigkeit	Zeit bis zum Erstgespräch, verfügbare Slots außerhalb üblicher Arbeitszeiten	Niedrigschwelliger Zugang, Prävention statt Eskalation
Angebotsbreite	1:1 Beratung, Team- und Führungskräfteformate, Psychoedukation	Passung zu unterschiedlichen Bedarfen
Mehrsprachigkeit & Diversity	Verfügbare Sprachen, kulturelle Kompetenz, Barrierefreiheit	Inklusion, globale Teams, faire Zugänge
Nutzererlebnis	Self-Service-Buchung, mobile Nutzung, klare Erwartungen, No-Show-Regeln	Hohe Akzeptanz, reibungsarme Nutzung
HR-Steuerung & Reporting	Dashboard, anonymisierte KPIs, Nutzungstrends, Feedbackschleifen	Steuerbarkeit ohne Vertrauensbruch
Wirksamkeitsmessung	Pre-Post-Screens, Zielerreichung, NPS, qualitative Insights	Kontinuierliche Verbesserung, ROI-Nachweise
Eskalation & Netzwerk	Krisenprozesse, Schnittstellen zur Regelversorgung, Notfallnummern	Sicherheit in Akutfällen
Implementierung & Change	Kommunikationspakete, Betriebsrat, Führungskräftebriefing	Launch-Erfolg und nachhaltige Nutzung
Kostenmodell & Skalierung	PEPM, nutzungsbasiert, Paketpreise, Mindestlaufzeit	Budgetklarheit, Skalierbarkeit
Integrationen	SSO, Kalender, Kollaborationstools	Hürdenarm, weniger Admin-Aufwand

1. Klinische Qualität und Ethik

Qualifikation und Supervision. Wird mit approbierten Therapeutinnen und erfahrenen Psychologinnen gearbeitet, existiert strukturierte Supervision und ein fachlicher Beirat. Ein sauberer Intake-Prozess klärt Anliegen, Indikation und Grenzen der Beratung.

Fragen: Welche Mindestqualifikationen gelten, wie wird Qualität gesichert, welche Leitlinien und Verfahren werden genutzt.

Evidenzbasierte Arbeit. Kommen validierte Verfahren zur Anwendung, zum Beispiel strukturierte Gesprächsführung, Kurzzeitinterventionen und Screenings für Belastungsbereiche. Das Angebot sollte transparent erklären, was die Beratung leisten kann und was nicht.

Fragen: Welche Methoden werden angewandt, wie erfolgt Outcome-Erfassung, wie sieht das Eskalationskonzept aus.

2. Datenschutz, Sicherheit und Vertrauen

DSGVO und Datensicherheit. Notwendig sind AV-Vertrag, transparente Datenflüsse, Speicherung in der EU, Verschlüsselung im Transit und at rest sowie fein granulierte Zugriffsrechte.

Fragen: Gibt es technische und organisatorische Maßnahmen, wo stehen Server, welche Datenkategorien werden verarbeitet, wie lange sind Aufbewahrungsfristen.

Anonymität in der Nutzung. Inhalte aus Einzelsitzungen dürfen niemals an Arbeitgeber weitergegeben werden. Reporting muss aggregiert, anonymisiert und ab sinnvollen Schwellenwerten erfolgen.

Fragen: Wie wird Anonymität garantiert, welche Mindestfallzahlen gelten für Reports, wie werden Freitext-Feedbacks pseudonymisiert.

3. Zugang und Nutzererlebnis

Time to First Session. Kurze Wartezeiten, ideal in 24 bis 48 Stunden, sind entscheidend für Prävention. Flexible Terminierung, auch früh morgens, abends oder in der Mittagspause, erhöht die Nutzbarkeit.

Fragen: Wie schnell sind Ersttermine verfügbar, gibt es Notfall-Slots, wie wird mit No-Shows umgegangen.

Mehrsprachige Beratung und Barrierefreiheit. Teams sind vielfältig. Mehrsprachige Angebote, kulturelle Sensibilität und barrierefreie Technologien eröffnen fairen Zugang.

Fragen: Welche Sprachen werden angeboten, gibt es barrierearme Alternativen bei schwacher Internetverbindung, wie wird kulturelle Kompetenz gesichert.

Selbsterklärende Buchung. Ein reibungsarmes Portal mit Self-Service-Buchung, Kalenderintegration und klaren Erwartungsrahmen senkt Hemmschwellen.

Fragen: Wie ist der Buchungsfluss, existieren Erinnerungen, gibt es mobile Apps oder Web-first mit responsivem Design.

4. Angebotsspektrum und Skalierbarkeit

Breite der Unterstützungsformen. 1:1 Video-Sprechstunden, psychoedukative Inhalte und planbare Teamformate decken unterschiedliche Bedarfe klug ab.

Fragen: Welche Formate existieren, werden Führungskräfte geschult, gibt es Inhalte für besondere Zielgruppen wie Auszubildende oder Schichtarbeitende.

Krisen- und Eskalationspfade. Klare Protokolle für akute Krisen, inklusive Erreichbarkeit, triagierter Weiterleitung und Notfallkontakten, sind Pflicht.

Fragen: Wie sieht das Vorgehen bei Suizidalität aus, welche Kooperationen bestehen mit Versorgern, welche Grenzen zieht der Anbieter.

Skalierbarkeit. Kann das Angebot mit Wachstum und internationalen Standorten Schritt halten, ohne Qualität zu verlieren.

Fragen: Welche Kapazitäten gibt es, wie werden Peaks abgedeckt, welche SLAs gelten.

5. HR-Steuerung, Reporting und Wirksamkeit

Dashboard und Analytik. HR braucht Einblick auf der Systemebene, nicht in Einzelfälle. Sinnvolle KPIs sind Reichweite, Nutzung, Wartezeiten, Themenschwerpunkte auf aggregiertem Niveau und Ergebnisindikatoren.

Fragen: Welche Kennzahlen sind verfügbar, wie oft werden Reports geliefert, lassen sich Populationen filtern, wie funktioniert anonymes Feedback.

Wirksamkeitsmessung. Pre-Post-Erhebungen mit validierten Kurzskalen, Zielerreichung und Zufriedenheitswerte liefern Hinweise auf Wirkung, immer anonym und aggregiert auf Unternehmensebene.

Fragen: Welche Outcomes werden erhoben, wie wird Bias reduziert, wie fließen Ergebnisse in die Weiterentwicklung ein.

Verzahnung mit Arbeitsschutz. Gute Anbieter unterstützen bei Bedarf dabei, Erkenntnisse in Präventionsmaßnahmen oder die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung zurückzuspielen, ohne Vertraulichkeit zu verletzen.

Fragen: Welche Schnittstellen gibt es zu Arbeitsschutz und BGM, wie wird mit dem Betriebsrat zusammengearbeitet.

6. Kosten, Vertrag und Implementierung

Preismodell und TCO. Üblich sind PEPM-Modelle, nutzungsbasierte Abrechnung oder Paketpreise. Wichtig sind klare SLAs, Mindestlaufzeiten und transparente Nebenkosten für Zusatzmodule.

Fragen: Welche Leistungen sind inklusive, wie wird übernutzte Kapazität gehandhabt, wie verläuft die Kündigungsfrist.

Implementierungsunterstützung. Ein gelungener Launch braucht Kommunikationspakete, Führungskräftematerial, Q&A für Betriebsrat und lokale Anpassungen.

Fragen: Welche Go-live-Unterstützung gibt es, stellt der Anbieter Materialien bereit, gibt es Schulungen für interne Ansprechpersonen.

Integrationen und Administration. Single Sign-on, Kalenderanbindung und schlanke Nutzerverwaltung reduzieren Aufwand und Hürden.

Fragen: Welche Integrationen werden unterstützt, wie funktioniert die Nutzeranlage, wie werden Rollen vergeben.

So nutzen Sie die Checkliste im Auswahlprozess

1. RFI und Shortlist, erfassen Sie Kernanforderungen, holen Sie 3 bis 5 Anbieter ins Gespräch und prüfen Sie Pflichtkriterien wie Datenschutz und Verfügbarkeit.
2. Bewertungsmatrix, gewichten Sie die sechs Dimensionen, zum Beispiel Qualität und Datenschutz je 20 Prozent, Zugang und Angebot je 15 Prozent, Reporting 15 Prozent, Kosten 15 Prozent. Bewerten Sie strukturiert statt nach Bauchgefühl.
3. Pilotphase, testen Sie mit einer repräsentativen Zielgruppe, vereinbaren Sie klare KPIs, etwa Zeit bis Ersttermin, Nutzungsrate, Zufriedenheit und qualitative Learnings.
4. Stakeholder-Review, binden Sie Betriebsrat, Datenschutz und Arbeitsschutz ein, werten Sie Feedback aus und priorisieren Sie Verbesserungsvorschläge für den Rollout.
5. Rollout und Iteration, planen Sie mehrstufige Kommunikation, Führungskräfte-Briefings und regelmäßige Report-Reviews, passen Sie Maßnahmen an Muster und Bedarf an.

Praxis-Tipp: Berücksichtigen Sie unterschiedliche Belegschaftssegmente. Wissensarbeitende in hybriden Modellen, Schichtteams in Produktion oder Feldservice und internationale Standorte haben jeweils andere Anforderungen an Terminfenster, Sprachen und Formate.

Checkliste zum Abhaken

• Klinische Qualität, qualifizierte Beratende, Supervision, klare Grenzen und Eskalation.
• Datenschutz & Sicherheit, DSGVO, AVV, EU-Hosting, Verschlüsselung, anonymisierte Reports.
• Schneller Zugang, Ersttermine innerhalb von 48 Stunden und flexible Zeiten.
• Angebotsmix, 1:1 Online-Consults, Content-Hub, Team- und Führungskräfteformate.
• Mehrsprachigkeit & Inklusion, Sprachenportfolio, kulturelle Kompetenz, Barrierefreiheit.
• Nutzererlebnis, einfache Buchung, Erinnerungen, mobile Nutzung, klare Regeln.
• HR-Steuerung, Dashboard, KPIs, anonymes Feedback, sinnvolle Mindestfallzahlen.
• Wirksamkeit, Pre-Post-Messung, Zufriedenheit, qualitative Insights für Prävention.
• Krisenfähigkeit, Protokolle, Notfallkontakte, Netzwerk in die Regelversorgung.
• Implementierung, Kommunikationspakete, Betriebsratseinbindung, Schulungen.
• Kosten & Vertrag, transparentes Preismodell, SLAs, faire Laufzeiten, Skalierbarkeit.
• Integrationen, SSO, Kalender, schlanke Admin-Prozesse.

Warum Mindvise für Unternehmen oft gut passt

Als Mental-Health-Partner für Teams und Selbstzahler bietet Mindvise Unternehmen genau die Bausteine, die in dieser Checkliste wichtig sind, zum Beispiel 1:1 Online-Video-Sprechstunden, einen Self-Help Content Hub, mehrsprachige Beratung, schnelle Ersttermine, ein HR-Dashboard mit anonymisierten Nutzungskennzahlen und maßgeschneiderte Unternehmenslösungen inklusive Teamformaten und psychoedukativen Ressourcen. Wenn Sie diese Kriterien priorisieren, fällt der Vergleich mit alternativen Angeboten deutlich leichter.

Häufige Fragen

Ist psychologische Beratung im Unternehmen vertraulich, auch wenn HR zahlt. Ja, seriöse Anbieter trennen strikt Individuum und Arbeitgeber. Inhalte der Sitzungen bleiben vertraulich. HR erhält ausschließlich aggregierte, anonymisierte Kennzahlen.

Worin liegt der Unterschied zwischen EAP und moderner Online-Beratung. Klassische EAPs sind oft telefonisch organisiert, moderne Plattformen kombinieren niedrigschwellige 1:1 Video-Gespräche, psychoedukative Inhalte und datengestützte Steuerung. Wichtig ist die Evidenzbasis, die Verfügbarkeit und die Nutzererfahrung.

Welche Wartezeit ist akzeptabel. Für präventive Wirksamkeit sollte der Ersttermin idealerweise innerhalb von 48 Stunden möglich sein. In Akutfällen sind triagierte Sofortslots sinnvoll.

Welche Daten sieht HR konkret. Nutzungsraten, Wartezeiten, Zufriedenheit, thematische Kategorien auf aggregierter Ebene, niemals personenbeziehbare Inhalte. Seriöse Anbieter arbeiten mit Mindestfallzahlen pro Report.

Wie binden wir den Betriebsrat ein. Frühzeitig informieren, die Checkliste teilen, Datenschutz- und Reportingkonzept erklären und ein gemeinsames FAQ entwickeln. Das erhöht Vertrauen und Nutzung.

Wie lässt sich Wirkung belegen. Mit Pre-Post-Erhebungen, Zielerreichung, Zufriedenheitswerten und qualitativen Erkenntnissen, anonym aggregiert. Diese Daten unterstützen auch die Ableitung betrieblicher Präventionsmaßnahmen.

Können internationale Standorte einbezogen werden. Ja, wenn Sprachen, Zeitzonen und rechtliche Anforderungen berücksichtigt sind. Achten Sie auf ausreichende Kapazitäten und kulturelle Kompetenz.

Nächster Schritt

Sie möchten Ihre Auswahl auf die wichtigsten Kriterien fokussieren und schnell zu einer fundierten Entscheidung kommen. Sprechen Sie mit Mindvise darüber, wie psychologische Beratung für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann, inklusive schneller Ersttermine, mehrsprachiger Beratung, Content-Hub und HR-Dashboard. Starten Sie Ihre Bedarfsanalyse auf mindvise.de und erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihrer Organisation passt.